Pentru oamenii care lucreaza de mult timp in acelasi departament sau in aceiasi companie si care stapanesc procesele, crearea si revizuirea procedurilor si instructiunilor de lucru poate fi considerata o bataie de cap, careia de obicei ii acordam multa atentie inaintea unui audit. Pe langa faptul ca acestea creaza un cadru in care fiecare functiune isi poate desfasura activitatea, procedurile si instructiunile de lucru pot crea un mare avantaj in utilizarea resurselor. Mai jos sunt cateva dintre acestea:
- Fac integrarea unui nou coleg mult mai usoara. Timpul petrecut de catre cei care-l indruma se reduce, iar informatia dintr-o instructiune poate fi oricand accesata pana la insusirea deplina a tuturor cunostintelor din aceasta.
- Reduc sansele ca angajatii sa greseasca, iar verificarea modului in care acestia isi desfasoara activitatea poate fi auditata.
- Imbunatatirea procesului se poate face mai usor. Versiunile anterioare ale acestuia putand ramane disponibile.
- Largesc cunostintele angajatului in legatura cu departamentele cu care acesta va interactiona. Departamentul de achizitii colaboreaza indeaproape cu aproape toate departamentele dintr-o companie.
- In departemente de aprovizionare unde de obicei se lucreaza intr-un sistem ERP plus alte softuri ajutatoare, instructiunile si standardele sunt esentiale. Un mod structurat de lucru ajuta la cresterea eficientei fiecarui buyer.
Pe langa avantajele pe care le aduce munca standardizata, orice certificare externa a companiei presupune existenta si respectarea unor proceduri interne. Uneori nu este suficient angajatii unei companii sa cunoasca bine procesele pentru crearea unor proceduri si instructiuni de lucru si este nevoie de un oarecare nivel de experienta in crearea acestora. In acest caz se recomanda apelarea la firme specializate.
-